邮件泄密风险大，2024企业防止邮件泄密的三大措施

邮件泄密是企业和个人面临的一个严峻问题，尤其是在信息泄露事件频发的今天。

2016年，美国总统候选人希拉里·克林顿的私人邮件服务器被曝出含有大量机密信息。此事件引发了公众对邮件安全和隐私保护的广泛关注。克林顿在担任国务卿期间，使用个人邮箱处理工作事务，其中部分邮件内容涉及国家安全机密。

邮件泄密往往由不当的安全措施、错误的操作或疏忽造成。防止邮件泄密可以从技术措施、管理措施和人员培训等方面着手，以下是具体介绍：

一、技术措施：

技术类措施通常以软件形式实施，以下是以域智盾软件为例为大家介绍的一些功能措施：

• 邮件传输加密：使用SSL/TLS等加密协议，确保邮件在传输过程中是加密的，防止被黑客在网络中截获并读取邮件内容。大多数主流的邮件服务提供商都支持这些加密协议，用户在设置邮件客户端时应确保启用了相关的加密选项。
• 邮件内容加密：对于特别敏感的邮件，可使用专业的邮件加密软件或具有加密功能的邮件客户端。这些工具可以对邮件的正文、附件等进行加密，只有拥有正确密钥的收件人才能解密查看邮件内容，避免邮件被他人未经授权地查看。

• 数字签名：通过数字签名技术，可以验证邮件的发送者身份，确保邮件内容在传输过程中未被篡改。数字签名使用发送者的私钥对邮件内容进行签名，接收者使用发送者的公钥进行验证。这样可以防止他人伪造发送者的身份发送邮件，或者篡改邮件内容。
• 敏感信息识别与过滤：利用邮件安全系统或相关软件，对邮件内容和附件进行检测，识别其中的敏感信息，如身份证号、银行卡号、商业机密等。当检测到敏感信息时，可以根据预设的策略进行处理，如禁止发送、提醒发送者进行脱敏处理等。

• 邮件备份与恢复：定期对邮件进行备份，以便在邮件丢失、损坏或被误删除时能够进行恢复。邮件备份可以存储在本地服务器或云存储中，但要确保备份数据的安全性和可恢复性。同时，备份系统应具备定期自动备份和手动备份的功能，以满足不同的需求。
• 限制附件大小和类型：限制邮件附件的大小和类型，可以减少恶意软件通过邮件附件传播的风险，同时也能避免因附件过大导致的邮件传输问题和存储压力。例如，企业可以设置只允许发送常见的文档、图片、压缩文件等类型的附件，并且限制附件的最大大小。

• 设置邮件访问权限：根据员工的工作需求和职责，设置不同的邮件访问权限。例如，对于普通员工，可能只允许他们发送和接收与工作相关的邮件；对于管理层或涉及敏感信息的岗位，可能需要更高的权限才能发送和接收特定类型的邮件。此外，还可以设置邮件的只读、转发、打印等权限，防止邮件内容被未经授权地使用。

二、管理措施：

• 制定邮件使用政策：企业或组织应制定明确的邮件使用政策，规定员工在使用邮件时的注意事项和行为准则，包括哪些信息可以通过邮件发送、如何正确处理敏感信息、禁止发送未经授权的邮件等。员工应签署相关的协议，确认他们已经了解并遵守这些政策。
• 邮件外发审批流程：对于涉及敏感信息或重要文件的邮件外发，建立审批流程。员工在发送此类邮件之前，需要经过上级领导或相关部门的审批，确保邮件内容的合法性和安全性。审批流程可以通过邮件系统的自动化功能或专门的审批软件来实现。

• 邮件系统监控与审计：部署邮件监控系统，对邮件的发送、接收、转发等行为进行实时监控，及时发现异常的邮件活动，如大量发送邮件、发送敏感信息等。同时，定期对邮件系统进行审计，查看邮件的发送记录、内容和附件等，以便发现潜在的安全问题和违规行为。
• 设备管理：对用于发送邮件的设备，如电脑、手机等，进行严格的管理。确保设备安装了最新的操作系统、安全补丁和杀毒软件，防止设备被黑客攻击或感染病毒。对于企业员工的设备，可以采用统一的管理策略，如集中安装安全软件、设置软件库等。

• 供应商管理：如果企业与第三方供应商或合作伙伴进行邮件通信，应与他们签订保密协议，明确双方在邮件保密方面的责任和义务。同时，对供应商的邮件系统和安全措施进行评估，确保他们能够保护邮件的安全性。

三、人员培训：

• 安全意识培训：定期对员工进行邮件安全意识培训，让他们了解邮件泄密的风险和危害，以及如何正确使用邮件避免泄密。培训内容可以包括密码安全、识别钓鱼邮件、避免点击不明链接和附件、正确处理敏感信息等。
• 案例分析与警示：通过分享实际发生的邮件泄密案例，让员工深刻认识到邮件泄密的严重性和后果，从而提高他们的警惕性和防范意识。

总之，防止邮件泄密需要综合运用技术措施、管理措施和人员培训等多种手段，形成一个全方位的邮件安全防护体系。