如何对公司的打印进行记录？六个管理技巧，防止打印泄密

那么企业该如何对员工的打印行为进行记录管控呢？

对公司的打印进行记录和管理是确保信息安全、降低成本、以及避免滥用资源的重要措施。随着打印设备的普及和公司规模的扩大，企业通常需要实施一套有效的打印记录管理机制。

以下是一些方法和工具，帮助企业对打印行为进行监控、记录和管理。

1. 引入打印管理软件——域智盾软件

打印管理软件可以有效地对公司所有的打印活动进行监控、记录、分析，并提供详细的使用报告。这类软件通常包括以下功能：

• 用户认证与权限管理 ：在打印前进行用户身份验证，确保只有授权人员能够使用打印机，避免未经授权的打印操作。

• 打印日志记录 ：记录每一笔打印活动的信息，包括打印用户、打印时间、打印文件名、打印页数、打印机名称等。这样可以方便后期查询、审计和分析。

• 预算控制 ：设定每个部门或员工的打印配额限制，超过配额时进行警告或禁止打印。

• 审计与报告 ：生成详细的打印报告，帮助管理者了解打印量、成本分布以及员工打印行为。通过定期分析这些数据，可以发现不合理的打印行为并及时调整。

2. 启用打印机审计功能

许多现代打印机和多功能设备（如复印机、扫描仪一体机）自带打印审计和记录功能。这些设备通常提供内置的日志记录功能，可以将所有打印任务的详细信息（包括用户、打印时间、打印内容等）保存在设备的内存或云端服务器上。

• 设备设置 ：在打印机或复印机的管理界面中启用审计功能。很多打印机允许配置日志记录格式、保存时间和存储位置。
• 存储与导出 ：打印日志可以定期导出至本地服务器或云端，方便后期审核和分析。

3. 硬件加密与安全卡

为了增加打印记录的安全性，可以要求员工通过身份验证方式（如磁条卡、RFID卡、指纹识别等）才能使用打印设备。这种方式不仅可以防止未授权使用打印机，还能确保打印记录的准确性。

• 身份认证卡 ：员工在打印时必须使用个人身份卡或登录设备系统，确保每笔打印都能够关联到特定的员工或部门。
• 打印任务管理 ：打印任务在员工身份认证后提交，可以实时查看和管理该员工的打印活动，避免打印机被随意使用。

4. 部署打印服务器

企业可以通过集中式的打印服务器来管理所有打印任务。通过打印服务器，所有的打印任务都可以集中存储和监控，便于后期查询和审计。

• 集中管理 ：所有打印请求通过服务器进行处理，可以统一记录所有打印操作。
• 权限控制 ：在打印服务器上设置不同级别的权限，只有授权用户能够发送打印任务，并且每次打印都需要记录在案。
• 自动生成报告 ：打印服务器可以根据任务记录自动生成周报或月报，帮助管理员了解打印资源的使用情况。

5. 使用云打印服务

云打印服务也是一种便捷的解决方案，能够支持远程打印和打印行为记录。通过云打印，企业可以方便地管理打印任务，并确保所有打印行为都有记录。

• 集中管理 ：云打印平台可以为多个办公室、多个部门提供集中管理，所有打印日志都可以汇总在一个平台上。
• 日志分析与报表 ：通过云平台，可以实时查看和导出打印日志，进行数据分析，帮助管理者了解和优化打印行为。

6. 定期检查与审计

企业应定期检查打印记录和日志，确保打印设备的使用符合企业的政策要求。定期的审计可以帮助发现异常的打印行为，及时采取措施进行纠正。

• 异常监控 ：设定报警机制，当某个员工或部门的打印行为异常时，系统会发出警告。
• 定期审计 ：管理员可以定期查看打印报告，检查是否有异常的打印量或不符合公司政策的行为。

结语

通过以上方式，企业不仅能对打印行为进行有效记录，还能对打印资源进行合理分配，优化成本管理，同时提升信息安全性。无论是采用打印管理软件、硬件认证，还是实施严格的打印政策，企业都应确保技术手段与管理制度相结合，以实现全面的打印管理与控制。