如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全

企业信息的流动变得比以往任何时候都更加频繁和迅速,然而,信息的自由流动也带来了一个严重的挑战——如何有效控制文件外发,以防止敏感数据的泄露和滥用。无论是通过电子邮件、云存储,还是移动设备,企业核心数据在外发过程中都面临着潜在的风险。一次无意的失误或恶意的泄密行为,都可能给企业带来不可估量的损失。

文件外发管控已成为保护企业机密信息的关键手段,通过科学的外发控制策略和先进的技术手段,企业可以在保障信息自由流动的同时,最大限度地减少数据泄露的风险。文件外发管控功能是一套全面且高效的解决方案,旨在防止企业敏感文件被非法外发和泄露。

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图1)

以下是以域智盾软件对其文件外发管控功能的详细介绍,包括限制外发渠道、文件加密后和设置外发包等限制措施:

一、限制外发渠道

通过精细的权限设置和渠道控制,有效限制文件的外发渠道。企业可以设定特定的程序或软件允许进行文件外发,同时禁止其他未经授权的程序或渠道进行文件传输。例如,可以禁止通过聊天软件、云存储服务或即时通讯工具等渠道外发文件,确保文件只能在受控的、安全的环境中流转。

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图2)禁止指定程序外发

二、文件加密

采用高强度的加密算法(如AES-256位)对文件进行加密处理,确保文件在传输和存储过程中的安全性。加密后的文件即使被非法获取,也无法被未经授权的人员轻易解密。这种加密方式不仅保护了文件内容的安全,还增强了文件外发的可控性。

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图3)支持的加密模式

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图4)

三、文件外发包设置制作

1. 限制打开天数 :

对于外发的加密文件,可以设置其有效期限,即文件只能在指定的天数内被打开和查看。一旦超过设定的天数,文件将自动失效,无法再次打开。这种限制措施有效防止了文件被长期保存和非法传播的风险。

2. 限制打开次数 :

除了限制打开天数外,还可以设置外发文件的打开次数限制。企业可以根据需要设定文件被允许打开的次数,一旦达到设定的次数限制,文件将自动锁定,无法再次打开。这种限制措施进一步增强了文件外发的安全性,防止了文件被多次查看和复制的风险。

3. 除以上两种设置外还可以设置绑定机器码、禁止编辑打印等,避免文件二次外发造成的数据泄露

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图5)外发包设置

四、其他相关功能

除了上述核心功能外,文件外发管控功能还包括但不限于以下方面:

  • 文件外发审批流程 :企业可以设定外发审批流程,确保每次文件外发都经过严格的审批和授权。

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图6)

  • 实时监控与审计 :提供实时监控和审计功能,跟踪员工的文件操作行为,发现任何可疑行为并及时采取措施。
  • 水印技术 :在文件中嵌入水印信息(如发件人、收件人、发送时间等),一旦文件被非法传播或泄露,企业可迅速通过水印信息追踪到源头。

如何有效控制文件外发|文件外发管控神器,四大限制措施帮你轻松管理信息安全 (图7)水印设置

综上所述,文件外发管控功能通过限制外发渠道、文件加密、设置外发包等多种措施,域智盾为企业提供了一套全面且高效的文件外发管控解决方案。这些功能不仅保护了企业敏感文件的安全性和合规性,还提高了企业的信息安全管理水平。